Caso: de Excel como sistema a flujo trazable por fases
De hojas duplicadas a un sistema con estados claros
Una empresa con procesos gestionados en Excel necesitaba control, trazabilidad y reducción de errores.
Contexto
- Proceso gestionado con múltiples hojas Excel
- Aprobaciones por correo electrónico
- Sin histórico consolidado
- Dependencia de una persona clave
Problema detectado
- Errores manuales frecuentes
- Falta de visibilidad en tiempo real
- Retrasos por falta de claridad en responsables
Situación inicial (AS-IS)
- Columnas informativas sin estados formales
- Cambios sin auditoría
- Duplicidad de versiones
Transformación por fases (TO-BE)
- Definición de estados y reglas
- Asignación de responsables por fase
- Automatización de notificaciones
- Histórico auditable de cada acción
Resultados observados
- Mayor claridad en decisiones internas (E)
- Reducción de errores manuales (E)
- Mejor control operativo (E)
Arquitectura aplicada
- Aplicación personalizada con estados
- Automatizaciones de notificación
- Reporting estructurado
Qué haríamos diferente hoy
- Involucrar IT desde la fase inicial
- Definir métricas base antes de automatizar
¿Tu proceso se parece a este caso?
Empieza por un diagnóstico y define el roadmap por fases.