De hojas duplicadas a un sistema con estados claros
Una empresa con procesos gestionados en Excel necesitaba control, trazabilidad y reducción de errores.
Contexto
Proceso gestionado con múltiples hojas Excel
Aprobaciones por correo electrónico
Sin histórico consolidado
Dependencia de una persona clave
Problema detectado
Errores manuales frecuentes
Falta de visibilidad en tiempo real
Retrasos por falta de claridad en responsables
Transformacion del Modelo
De la flexibilidad caotica a la estructura escalable.
Situación inicial (AS-IS)
Columnas informativas sin estados formales
Cambios sin auditoría
Duplicidad de versiones
Transformación por fases (TO-BE)
Definición de estados y reglas
Asignación de responsables por fase
Automatización de notificaciones
Histórico auditable de cada acción
Resultados observados
Mayor claridad en decisiones internas (E)
Reducción de errores manuales (E)
Mejor control operativo (E)
Arquitectura aplicada
Aplicación personalizada con estados
Automatizaciones de notificación
Reporting estructurado
Qué haríamos diferente hoy
Enfoque IT
Involucrar IT desde la fase inicial
Metricas base
Definir métricas base antes de automatizar
¿Tu proceso se parece a este caso?
Empieza por un diagnóstico y define el roadmap por fases.